Cách share máy in qua mạng LAN và share dữ liệu văn phòng

Kết quả và thời gian cần

Làm xong bài này, các máy tính trong văn phòng in chung được một máy in và mở chung được một thư mục dữ liệu qua mạng LAN. Việc này làm trên máy tính Windows, không cần thao tác gì trên thân máy in. Thời gian tiệm công bố cho việc cài đặt là từ 30 phút đến 2 tiếng, người mới làm nên để dư ra. Ai không có quyền Administrator trên máy, hoặc văn phòng đang chạy phần mềm kế toán dùng chung mà không ai nắm cấu hình, thì không nên tự làm.

Chuẩn bị trước khi bắt tay

• Sao lưu thư mục sắp đem ra share sang ổ khác hoặc USB. Khi đã cho quyền ghi, người khác xoá nhầm qua mạng thì file không nằm lại trong Recycle Bin.
• Máy in đã cắm vào máy chủ (máy tính nối trực tiếp với máy in) và in được bình thường từ chính máy đó.
• Bộ driver đúng mã máy in, tải từ trang của hãng, để sẵn phòng khi máy khác không tự lấy được driver.
• Tên máy chủ và địa chỉ IPv4 của nó. Tên máy xem ở Settings, mục System, phần About, dòng Device name.
• Tài khoản và mật khẩu đăng nhập Windows của máy chủ.

Các bước làm

Các bước dưới đây viết cho Windows 10 và Windows 11. Tên menu giữ nguyên tiếng Anh như trên màn hình.

Bước 1. Kiểm tra các máy cùng một mạng và để mạng ở chế độ Private

Trên từng máy, mở Command Prompt, gõ `ipconfig` rồi Enter. Xem dòng IPv4 Address và Default Gateway. Sau đó vào Settings, mục Network & Internet, bấm vào kết nối đang dùng (Wi-Fi hoặc Ethernet) và chọn loại mạng là Private.

Làm đúng thì các máy có cùng Default Gateway, và phần thông tin kết nối ghi Private.

Bẫy ở bước này: máy bàn cắm dây vào router chính, còn laptop bắt Wi-Fi khách hoặc bắt qua một cục phát phụ đang tự cấp địa chỉ riêng. Hai máy vẫn vào Internet bình thường nhưng nằm ở hai lớp mạng khác nhau, nên không thấy nhau.

Bước 2. Bật Network discovery và File and printer sharing

Lưu ý trước khi làm: chỉ bật ở mục Private. Bật ở mục Public thì khi mang laptop ra mạng lạ, máy sẽ lộ diện với mọi máy khác trong mạng đó.

Mở Control Panel, vào Network and Sharing Center, bấm Change advanced sharing settings. Trên Windows 11 bản mới, mục này nằm ở Settings, Network & internet, Advanced network settings, Advanced sharing settings. Ở phần Private, bật Network discovery và File and printer sharing. Làm trên máy chủ trước, rồi tới các máy còn lại.

Làm đúng thì mở File Explorer, bấm Network ở cột trái, sẽ thấy tên máy chủ hiện ra. Từ máy khác gõ `ping` kèm địa chỉ IPv4 của máy chủ sẽ nhận được dòng Reply from.

Bẫy ở bước này: phần mềm diệt virus có tường lửa riêng vẫn chặn chia sẻ dù Windows đã bật. Vào phần tường lửa của phần mềm đó, đặt mạng văn phòng là mạng tin cậy. Đừng gỡ hẳn phần mềm.

Bước 3. Share máy in trên máy chủ

Trên máy chủ, vào Settings, mục Printers & scanners, bấm vào máy in cần share, chọn Printer properties. Sang tab Sharing, tick Share this printer, đặt Share name rồi bấm OK. Nếu các ô bị mờ, bấm Change Sharing Options trước.

Làm đúng thì ngay trên máy chủ, gõ `\\` kèm tên máy chủ vào thanh địa chỉ File Explorer sẽ thấy máy in hiện ra với đúng Share name vừa đặt.

Bẫy ở bước này: đặt Share name dài, có dấu tiếng Việt hoặc khoảng trắng. Có máy đọc được, có máy không. Đặt tên ngắn, không dấu, viết liền.

Bước 4. Kết nối máy in từ các máy còn lại

Trên máy cần in, nhấn Win + R, gõ `\\` kèm tên máy chủ hoặc địa chỉ IPv4 của máy chủ rồi Enter. Nếu Windows hỏi đăng nhập, nhập tài khoản và mật khẩu của máy chủ, tick Remember my credentials. Bấm chuột phải vào máy in, chọn Connect và chờ Windows lấy driver về.

Làm đúng thì máy in xuất hiện trong Printers & scanners của máy đó. Vào Printer properties, bấm Print Test Page, giấy ra ở máy in là xong.

Bẫy ở bước này: tài khoản trên máy chủ để trống mật khẩu. Windows mặc định không cho đăng nhập qua mạng bằng tài khoản không có mật khẩu, nên nhập kiểu gì cũng bị từ chối. Đặt mật khẩu cho tài khoản máy chủ rồi kết nối lại.

Bước 5. Share thư mục dữ liệu

Lưu ý trước khi làm: quyền Read/Write cho phép người khác sửa và xoá file. Thư mục nào chỉ cần xem thì để Read.

Trên máy chủ, bấm chuột phải vào thư mục, chọn Properties, sang tab Sharing, bấm Share. Chọn tài khoản được phép vào, bấm Add, chọn Permission Level là Read hoặc Read/Write, rồi bấm Share.

Làm đúng thì Windows hiện đường dẫn mạng dạng `\\tên máy chủ\tên thư mục`. Gõ đường dẫn đó trên máy khác là mở được, và tạo thử được file mới nếu đã cho quyền ghi.

Bẫy ở bước này: share nguyên ổ đĩa hoặc nguyên thư mục Users cho Everyone để khỏi phải nghĩ. Một máy trong mạng nhiễm mã độc là toàn bộ dữ liệu trong đó bị đụng tới. Share đúng thư mục cần dùng chung, không rộng hơn.

Bước 6. Giữ cho máy chủ luôn tìm thấy được

Vào Settings, mục System, phần Power, đặt chế độ Sleep khi cắm điện là Never. Nếu các máy kết nối bằng địa chỉ IP, vào trang quản trị router và gán cố định địa chỉ cho máy chủ. Mỗi hãng router đặt tên mục này khác nhau, tìm trong phần DHCP. Không vào được router thì kết nối bằng tên máy thay cho IP.

Làm đúng thì sau khi khởi động lại cả máy chủ lẫn các máy khác, in thử vẫn ra giấy và thư mục vẫn mở được.

Bẫy ở bước này: kết nối bằng IP rồi để router tự cấp. Tới lúc router cấp cho máy chủ địa chỉ khác, máy in trên các máy còn lại chuyển sang Offline dù không ai đụng gì.

Làm xong vẫn chưa được thì sao

Máy khác vẫn không thấy máy chủ, y như trước khi làm. Lỗi nằm ở tầng mạng, chưa tới phần share. Gõ thẳng `\\` kèm địa chỉ IPv4 thay cho tên máy. Vào được thì chỉ là phần dò tên chưa chạy, cứ dùng IP. Vẫn không vào được thì quay lại Bước 1: khác Default Gateway, mạng còn để Public, hoặc tường lửa của phần mềm diệt virus đang chặn.

Thấy máy chủ rồi nhưng bị hỏi mật khẩu hoài, hoặc báo Access is denied. Triệu chứng đã đổi dạng, tức là mạng thông rồi, chỉ còn vướng quyền. Mở Credential Manager trong Control Panel, vào Windows Credentials, xoá dòng cũ của máy chủ rồi thêm lại bằng Add a Windows credential với đúng tài khoản có mật khẩu.

Bấm Connect thì báo Windows cannot connect to the printer, kèm mã 0x0000011b. Lỗi này nằm ở lớp bảo mật kết nối in giữa các máy Windows, xuất hiện khi các máy không cùng mức cập nhật. Chạy Windows Update cho cả máy chủ lẫn máy cần in rồi kết nối lại. Nếu máy in có cổng mạng hoặc Wi-Fi thì chuyển sang cắm thẳng vào router, khỏi phụ thuộc máy chủ.

Kết nối được, lệnh in nằm trong hàng chờ nhưng không ra giấy. Qua máy chủ in thử. Máy chủ in được thì lệnh đang kẹt: nhấn Win + R, gõ `services.msc`, tìm Print Spooler, bấm chuột phải chọn Restart. Máy chủ cũng không in được, kẹt giấy, không kéo giấy thì là bệnh của máy in, không liên quan tới chuyện share.

Việc không nên tự làm

Mấy trường hợp sau nên dừng tay và gọi thợ:

• Tắt hẳn tường lửa, bật lại SMB 1.0 hoặc sửa registry theo hướng dẫn trôi nổi. Mấy cách này làm máy in chạy liền, nhưng đó chính là đường mã độc lan từ máy này sang máy kia trong mạng nội bộ. Hậu quả thật là dính virus bị mã hóa hết dữ liệu ở mọi thư mục đang share.
• Đổi dải địa chỉ, tắt DHCP hoặc reset router khi văn phòng có nhiều cục phát nối nhau. Sai một thông số là cả văn phòng mất mạng cùng lúc, kể cả máy chấm công và camera, và không còn máy nào vào được router để sửa lại.
• Máy in có dấu hiệu phần cứng: có tiếng kêu lạ, có mùi khét, in bị chậm từ tờ thứ hai, mất nguồn. Cài lại driver hay share lại không giải quyết được, và cố in tiếp lúc có mùi khét là để linh kiện đang hỏng kéo theo linh kiện khác.

Nhờ thợ làm thì mất gì

Tự làm thì không tốn tiền công, nhưng tốn thời gian mò và văn phòng phải ngưng in trong lúc đó. Upgrade Computer, do anh Trần Hoàng Trọng làm chuyên viên kỹ thuật, nhận làm tận nhà và xử lý được vấn đề mới thu tiền. Thời gian cài đặt tiệm công bố là từ 30 phút đến 2 tiếng.

Các hạng mục liên quan trong bảng giá:

• Cài máy in, share máy in, share dữ liệu: 50.000
• Cài Win 7, 10, 11 kèm Office và driver: 200.000 – 250.000

Giá trên là giá của hạng mục công việc, chưa gồm VAT 10 phần trăm.

Văn phòng có nhiều máy, hoặc muốn có người kiểm tra máy tính và máy in định kỳ, thì gọi hotline để được báo chính xác.

Câu hỏi hay gặp

Share máy in xong máy khác vẫn không thấy máy in thì sao?

Gõ thẳng `\\` kèm địa chỉ IPv4 của máy chủ vào hộp Run, đừng chờ nó tự hiện trong danh sách. Vào được thì máy in nằm trong đó, bấm chuột phải chọn Connect. Không vào được thì các máy chưa thông nhau: kiểm tra lại Default Gateway, chế độ Private và tường lửa của phần mềm diệt virus.

Máy chủ tắt thì các máy còn in được không?

Không. Khi share qua máy tính, mọi lệnh in đều đi qua máy chủ, nên máy chủ tắt hoặc ngủ thì các máy khác báo Offline. Muốn in mà không phụ thuộc máy nào thì máy in phải có cổng mạng hoặc Wi-Fi để nối thẳng vào router.

Nên share qua máy tính hay cắm thẳng vào router?

Máy in có cổng mạng hoặc Wi-Fi thì nối thẳng vào router rồi cài trên từng máy theo địa chỉ IP của máy in, vì cách này không cần máy chủ bật. Máy in chỉ có cổng USB thì share qua máy tính như bài này. Cổng USB trên router không phải cái nào cũng hỗ trợ máy in, xem tài liệu của router trước khi cắm.

Văn phòng anh chị cần share máy in, share dữ liệu mà làm chưa xong thì gọi Upgrade Computer theo số 039 869 3388. Tiệm nhận làm tận nhà ở Mỹ Tho và các khu vực Đạo Thạnh, Trung An, Thới Sơn, Mỹ Phong, Chợ Gạo, Châu Thành.