Máy in không nhận lệnh in trên Windows 11 và 10: cách xử lý

Kết quả và thời gian cần

Làm hết bài này, bạn đưa được máy in về trạng thái nhận lệnh bình thường từ Word, Excel và file PDF, hoặc ít nhất khoanh được lỗi nằm ở driver hay nằm ở đường mạng. Gần như toàn bộ thao tác làm trên máy tính, chỉ hai chỗ cần chạm vào máy in là in trang cấu hình và cắm lại cáp, làm liền một lượt không phải chờ gì. Nếu máy in đang trong thời gian bảo hành của hãng, hoặc máy đã có mùi khét, có tiếng kêu lạ, thì đừng tự mở ra, phần đó không thuộc bài này.

Chuẩn bị trước khi bắt tay

• Lưu lại file đang in. Khi xóa hàng đợi, mọi lệnh in đang nằm trong đó sẽ mất, muốn in lại phải mở file gốc bấm in từ đầu, nên file chưa lưu thì lưu trước.
• Cáp USB còn tốt, hoặc nếu máy in chạy qua mạng thì biết nó nối dây LAN hay wifi.
• Mã máy in ghi đúng từng ký tự, lấy trên tem mặt trước hoặc mặt sau máy, ví dụ HP LaserJet P1102W, Canon MF3010, Brother HL2140, Xerox 3435DN, Epson L300. Driver sai model là cài xong vẫn không in.
• Địa chỉ IP máy in, lấy từ trang cấu hình do chính máy in in ra, đừng lấy theo trí nhớ.
• Một tài khoản Windows có quyền Administrator, và file driver tải từ trang của hãng, đúng bản Windows 11 hoặc Windows 10 và đúng 64-bit.

Các bước làm

Bước 1. Mở hàng đợi in ra xem lệnh đang nằm đâu

Trên Windows 11 vào Settings, chọn Bluetooth & devices, chọn Printers & scanners. Trên Windows 10 vào Settings, chọn Devices, chọn Printers & scanners. Bấm vào tên máy in rồi chọn Open print queue. Nếu không chắc đường dẫn trên bản Windows của bạn, bấm nút Start rồi gõ chữ printers, mục Printers & scanners sẽ hiện ra.

Làm đúng thì bạn thấy một cửa sổ liệt kê các lệnh in kèm cột Status, có thể ghi Error, Offline hoặc Paused. Bẫy ở bước này: nhiều người bấm in mà lệnh chạy vào “Microsoft Print to PDF” hoặc một máy in ảo khác đang được đặt mặc định, máy in thật không hề nhận gì. Nhìn tên máy in trên hàng đợi trước khi làm tiếp.

Bước 2. Bỏ trạng thái Paused và Use Printer Offline

Trong cửa sổ hàng đợi, mở menu Printer. Nếu dòng Pause Printing hoặc Use Printer Offline đang có dấu tích thì bấm vào để bỏ tích. Quay lại Printers & scanners, tắt tuỳ chọn Let Windows manage my default printer, rồi vào máy in cần dùng và bấm Set as default.

Làm đúng thì thanh tiêu đề cửa sổ hàng đợi không còn chữ Paused hay Offline, và máy in hiện chữ Default. Bẫy ở bước này: khi Windows còn tự quản máy in mặc định, nó đổi mặc định sang thiết bị dùng gần nhất, bạn sửa xong hôm nay mai lại in trượt sang chỗ khác.

Bước 3. Xóa hàng đợi in bị treo

Trong hàng đợi, chọn lệnh in rồi bấm chuột phải chọn Cancel, hoặc vào menu Printer chọn Cancel All Documents. Nếu lệnh in đứng ở trạng thái Deleting mà không chịu biến mất, phải dừng dịch vụ in: bấm Start, gõ services.msc, mở ra, tìm dòng Print Spooler, bấm chuột phải chọn Stop. Giữ cửa sổ đó, mở This PC đi tới C:\Windows\System32\spool\PRINTERS, xóa toàn bộ file bên trong. Xong quay lại Print Spooler bấm Start.

Làm đúng thì hàng đợi trống trơn và thư mục PRINTERS không còn file nào. Hai cái bẫy hay mắc: xóa luôn cả thư mục PRINTERS thay vì chỉ xóa file trong đó, và quên bật Print Spooler trở lại, dẫn tới Windows báo không tìm thấy máy in.

Bước 4. Kiểm tra đường truyền giữa máy tính và máy in

Nếu máy in chạy USB: rút cáp cắm sang cổng khác, cắm thẳng vào máy tính chứ không qua hub hay bộ chia. Sau đó bấm chuột phải tên máy in, chọn Printer properties, tab General, bấm Print Test Page.

Nếu máy in chạy mạng: in trang cấu hình từ chính máy in để đọc IP, rồi trên máy tính bấm Start, gõ cmd, gõ lệnh ping kèm IP đó. Tiếp theo mở Printer properties, qua tab Ports, chọn cổng đang được tích và bấm Configure Port để xem IP trong đó có khớp với IP vừa đọc không.

Làm đúng thì ping có trả lời và trang Test Page ra giấy. Bẫy ở bước này: router cấp IP động nên máy in đổi IP sau khi mất điện, cổng in trên máy tính vẫn trỏ về IP cũ. Đây đúng là nhóm trùng hoặc đụng IP trên router wifi, AP, mesh, và nó làm máy in im re dù dây mạng vẫn sáng đèn.

Bước 5. Gỡ driver cũ cho sạch rồi cài lại

Trong Printers & scanners, bấm vào máy in rồi chọn Remove device. Sau đó trong cùng trang đó mở Print server properties, qua tab Drivers, chọn tên driver của máy in và bấm Remove, chọn Remove driver and driver package. Cài lại bằng file driver bạn đã tải từ trang hãng, làm theo đúng thứ tự bộ cài yêu cầu.

Làm đúng thì tên máy in cũ biến khỏi danh sách, cài xong nó hiện lại kèm chữ Ready. Bẫy ở bước này: để Windows Update tự gán driver dùng chung thay cho driver của hãng, in được trang trắng hoặc không in được từ Excel. Thêm một bẫy nữa là cắm cáp USB vào ngay từ đầu, trong khi nhiều bộ cài yêu cầu chỉ cắm khi nó nhắc.

Bước 6. Thêm lại máy in mạng bằng cổng TCP/IP

Với máy in mạng, sau khi cài driver xong, vào Printers & scanners bấm Add device, đợi nó dò xong thì bấm Add manually hoặc The printer that I want isn’t listed. Chọn Add a printer using a TCP/IP address or hostname, nhập đúng IP máy in, rồi chọn driver vừa cài.

Làm đúng thì máy in hiện trong danh sách với cổng là chính IP đó và Test Page ra giấy. Bẫy ở bước này: để Windows tự bắt máy in qua cổng WSD, lần sau máy in đổi IP là đứt liên lạc. Muốn ổn định thì đặt IP tĩnh trên máy in hoặc gán cố định cho nó trong router.

Bước 7. In thử lần lượt từ Word, Excel và PDF

In Test Page trước, rồi mới mở Word bấm in, sau đó thử Excel và một file PDF. Trong hộp thoại in, kiểm tra lại tên máy in và bỏ tích ô Print to file nếu có.

Làm đúng thì cả ba nơi đều ra giấy. Nếu Test Page ra mà Word không ra, lỗi nằm phía ứng dụng chứ không phải máy in. Bẫy ở bước này: Excel in ra trang trắng vì vùng in đang đặt sai, và file PDF mở bằng trình xem trong trình duyệt hay in trượt, thử mở bằng phần mềm đọc PDF riêng.

Làm xong vẫn chưa được thì sao

Nếu triệu chứng còn nguyên như cũ, nghĩa là lệnh in vào hàng đợi rồi tự hết, Test Page cũng không ra, đèn trên máy in không nháy lên lúc bạn bấm in, thì phần mềm trên máy tính đã hết chỗ sửa. Hướng nghi tiếp theo là lỗi board formater, tức cổng nhận tín hiệu trên máy in, máy không nhận được gói dữ liệu nên không có gì để in.

Nếu triệu chứng đổi dạng, trước im re giờ in ra được nhưng in mờ, in lem, in không ra chữ, thì phần kết nối đã thông và việc còn lại nằm ở cụm hình ảnh: lỗi kết nối đến cụm drum hoặc mực in hết, hết bộ đếm trên chip. Đừng cài lại driver thêm lần nữa, cài bao nhiêu lần cũng vậy.

Nếu máy in báo lỗi cụ thể bằng đèn hoặc bằng chữ trên màn hình, chép đúng dòng chữ hoặc đếm đúng kiểu nháy đèn. Với máy Brother, máy có bộ đếm số trang đã in, cần reset lại thì mới chịu chạy, dù hộp mực còn dùng được.

Nếu máy lúc nhận lệnh lúc không, hoặc đang in thì tắt ngóm, hãy tách hai khả năng. Chập chờn theo mạng thì quay về nhóm trùng hoặc đụng IP trên router wifi, AP, mesh, thử cắm tạm cáp USB để loại trừ. Còn máy tự tắt, bật không lên, thì nghi lỗi board nguồn không đủ mức điện áp, dừng tay ở đây.

Việc không nên tự làm

Cụm sấy là chỗ ép mực bằng nhiệt, tháo ra phải gỡ vỏ, rút nhiều giắc nhỏ và cân lại con lăn. Khi cụm sấy không còn mỡ bao trơn do quá lâu không bảo dưỡng, việc phải làm là bảo dưỡng đúng cách, chứ tháo ra lắp lại bằng tay không là làm xước lô, bản in sau đó có vệt dọc lặp lại đều.

Board nguồn thì tuyệt đối không mở. Trong đó có tụ còn tích điện sau khi rút phích, chạm vào là giật, và đo sai một chân là chết luôn board formater nằm kế bên.

Sensor nhận giấy và quả đào kéo giấy nhìn dễ nhưng gắn sai chiều là máy báo kẹt giấy liên tục dù khay vẫn đầy giấy. Hộp mực cũng vậy, bung ra bơm bằng tay không có kẹp và không có chỗ hút bụi thì mực bay vào trục từ, in ra nền xám.

Nhờ thợ làm thì mất gì

Tự làm thì bạn mất công ngồi mò, đổi lại không phải chờ ai. Nhưng nếu đã đi hết bảy bước trên mà máy vẫn không nhận lệnh, thì phần còn lại là mở máy đo tín hiệu, việc đó cần máy đo và cần kinh nghiệm, ngồi thử tiếp chỉ mất thêm buổi làm việc. Tiệm nhận làm tận nhà, bạn không cần để lại máy ở cửa hàng, và xử lý được vấn đề mới thu tiền.

Các hạng mục liên quan tới bài này:

• Không in được, kẹt giấy, không ra chữ: 150.000 – 350.000
• Máy in laser màu HP, Canon, Brother: 350.000 – 550.000
• Máy in mất nguồn: từ 700.000
• Kẹt giấy, không cuốn được giấy với máy in phun: 200.000 – 450.000

Giá trên là giá của hạng mục công việc, chưa gồm VAT 10 phần trăm.

Câu hỏi hay gặp

Vì sao sau khi cập nhật Windows 11 máy in không in nữa?

Vì bản cập nhật có thể thay driver của hãng bằng driver dùng chung mà Windows tự chọn. Driver dùng chung nhận ra máy in nhưng không điều khiển đủ, nên lệnh in vào hàng đợi rồi đứng đó hoặc tự mất. Cách xử lý là gỡ driver kèm driver package như ở bước năm, rồi cài lại driver tải từ trang hãng đúng model máy.

Xóa hàng đợi in bị treo bằng cách nào?

Vào hàng đợi chọn Cancel All Documents trước. Nếu lệnh in nằm ở trạng thái Deleting mà không mất, dừng dịch vụ Print Spooler trong services.msc, xóa hết file trong thư mục C:\Windows\System32\spool\PRINTERS, rồi bật Print Spooler lại. Nhớ là các lệnh in đang chờ sẽ mất, phải mở file bấm in lại.

Cài lại driver máy in tại nhà tốn bao nhiêu?

Nếu máy in laser đen không in được thì hạng mục đó nằm trong khoảng 150.000 đến 350.000. Con số cuối cùng phụ thuộc máy chỉ hỏng phần driver hay còn hỏng thêm phần cơ, phần mạch bên trong. Giá chính xác kỹ thuật báo sau khi kiểm tra máy, bạn gọi hotline mô tả hiện tượng để được báo chính xác.

Máy in cũ cắm USB có cần cài lại driver khi đổi máy tính không?

Có. Driver nằm trên máy tính chứ không nằm trong máy in, nên đổi máy tính là phải cài lại. Với các máy đời cũ như HP Laser 1020, Canon 2900 hay Brother HL2140, nên tải driver đúng bản Windows 11 hoặc Windows 10 64-bit trên trang hãng, đừng dùng đĩa kèm theo máy ngày xưa.

Máy in vẫn không nhận lệnh in sau khi làm hết các bước trên thì gọi hotline 039 869 3388 để được hỗ trợ. Tiệm Upgrade Computer nhận làm tận nhà ở Mỹ Tho, Đạo Thạnh, Mỹ Phong, Thới Sơn, Trung An, Chợ Gạo và Châu Thành.