Sao lưu dữ liệu trước khi cài win: những thứ hay bị quên

Kết quả và thời gian cần

Làm hết bài này, anh chị có một bản sao lưu đầy đủ, đã mở thử được, gồm cả những thứ không nằm trong thư mục Documents: dữ liệu kế toán, chữ ký số, mật khẩu trình duyệt, hộp thư Outlook, bản vẽ trên Desktop. Thời gian tuỳ lượng dữ liệu và tốc độ ổ chép, chỉ cần máy tính và một ổ chứa bên ngoài. Máy đang kêu lạ, chạy đơ liên tục, hoặc anh chị không biết mật khẩu đăng nhập Windows của chính máy đó thì đừng tự làm, đọc mục “Việc không nên tự làm” trước.

Chuẩn bị trước khi bắt tay

• Một ổ cứng di động hoặc USB còn trống nhiều hơn tổng dung lượng cần chép. Đây là chỗ chứa bản sao lưu, không dùng ổ D của chính máy đó làm chỗ duy nhất.
• Mật khẩu hoặc mã PIN đăng nhập Windows. Trình duyệt sẽ hỏi lại mã này khi xuất mật khẩu.
• Tên tài khoản và mật khẩu email, tài khoản Google hoặc Microsoft đang đăng nhập trên máy.
• Tên phần mềm kế toán, phần mềm chuyên ngành đang dùng, kèm số phiên bản và mã kích hoạt nếu có.
• Nếu ổ máy đang bật BitLocker hoặc Device Encryption, ghi lại khoá khôi phục (recovery key) trong tài khoản Microsoft.

Các bước làm

Bước 1. Xác định Desktop, Documents, Downloads thật sự nằm ở đâu

Cài lại Windows sẽ xoá phân vùng cài Win, thường là ổ C. Desktop, Documents, Downloads mặc định nằm trong ổ C, dù anh chị chưa bao giờ mở ổ C ra.

Thao tác: mở File Explorer, bấm chuột phải vào thư mục Desktop ở cột bên trái, chọn Properties, sang thẻ Location. Làm tương tự với Documents, Downloads, Pictures. Đường dẫn nào bắt đầu bằng C: là phải chép.

Dấu hiệu đúng: anh chị ghi được đường dẫn thật của từng thư mục.

Cái bẫy: nếu đường dẫn có chữ OneDrive, file có thể chỉ nằm trên mây, máy chỉ giữ biểu tượng hình đám mây. Chép những file đó ra ổ ngoài khi mạng yếu sẽ ra file lỗi hoặc thiếu. Bấm chuột phải vào thư mục, chọn “Always keep on this device”, chờ biểu tượng đổi sang dấu tích xanh đặc rồi mới chép.

Bước 2. Sao lưu phần mềm kế toán bằng chức năng của chính nó

Rủi ro trước: phần mềm kế toán chạy trên cơ sở dữ liệu. Lúc phần mềm hoặc dịch vụ của nó đang chạy, file dữ liệu bị khoá, chép tay thư mục ra có thể được một bản trông đủ dung lượng nhưng không mở lại được.

Thao tác: mở phần mềm, tìm chức năng sao lưu dữ liệu trong menu của phần mềm, chọn từng dữ liệu kế toán (từng công ty, từng năm nếu tách riêng), lưu thẳng ra ổ ngoài. Ghi lại số phiên bản phần mềm, thường xem ở mục giới thiệu hoặc trợ giúp.

Dấu hiệu đúng: có file sao lưu trên ổ ngoài, ngày giờ tạo là hôm nay, đủ số dữ liệu kế toán đang dùng.

Cái bẫy: máy có nhiều dữ liệu kế toán nhưng chỉ sao lưu cái đang mở. Phần mềm thuế, phần mềm hoá đơn cũng có thư mục dữ liệu riêng, kiểm luôn.

Bước 3. Ghi lại thông tin chữ ký số

Chữ ký số dạng USB token giữ chứng thư ngay trong token, cài lại Win không làm mất. Thứ mất là driver và phần mềm ký đi kèm.

Thao tác: ghi tên nhà cung cấp chữ ký số, mã PIN của token, chép file cài driver ra ổ ngoài nếu còn. Nếu chữ ký số của anh chị ở dạng file (đuôi .pfx hoặc .p12) thì chép file đó và ghi lại mật khẩu của nó.

Dấu hiệu đúng: anh chị biết chắc sau khi cài lại sẽ lấy driver ở đâu và mở token bằng mã nào.

Cái bẫy: nhập sai PIN quá số lần cho phép, token bị khoá. Không nhớ chắc PIN thì hỏi nhà cung cấp, đừng thử đoán.

Bước 4. Xuất mật khẩu và dấu trang trình duyệt

Cách đơn giản nhất: đăng nhập tài khoản Google vào Chrome, tài khoản Microsoft vào Edge, bật đồng bộ mật khẩu và dấu trang. Cài lại Win xong đăng nhập lại là có.

Muốn có thêm bản file: trên Chrome gõ chrome://password-manager/settings vào thanh địa chỉ, tìm mục xuất mật khẩu. Firefox gõ about:logins, bấm nút ba chấm, chọn xuất. Edge có mục tương tự trong phần Mật khẩu của Cài đặt. Máy sẽ hỏi mật khẩu hoặc PIN Windows.

Dấu hiệu đúng: có file .csv, mở bằng Notepad thấy danh sách trang web, tên đăng nhập, mật khẩu.

Cái bẫy: file .csv chứa mật khẩu dạng chữ thường, ai mở cũng đọc được. Nhập lại xong thì xoá file. Máy có nhiều hồ sơ Chrome thì mỗi hồ sơ phải xuất riêng.

Bước 5. Xuất hộp thư Outlook

Trong Outlook bản cổ điển: vào File, Account Settings, Account Settings, thẻ Data Files để xem file dữ liệu đang nằm đâu. Để xuất: File, Open & Export, Import/Export, chọn Export to a file, chọn Outlook Data File (.pst), tick “Include subfolders”, lưu ra ổ ngoài.

Dấu hiệu đúng: có file .pst trên ổ ngoài, dung lượng tương đương file dữ liệu đang dùng.

Cái bẫy: chép file .ost thay cho .pst. File .ost là bản đệm của tài khoản IMAP hoặc Exchange, không mở trực tiếp được trên máy khác. Phải dùng chức năng Export ở trên. Outlook bản mới không có mục này, thư của tài khoản loại đó nằm trên máy chủ.

Bước 6. Vét những chỗ còn lại trong ổ C

Rủi ro trước: thư mục AppData là thư mục ẩn, chứa cài đặt của rất nhiều phần mềm. Chỉ chép, không xoá hay sửa gì trong đó.

Thao tác: gõ %appdata% và %localappdata% vào thanh địa chỉ File Explorer để mở. Kiểm thêm:

• Bản vẽ, file đang làm dở để thẳng trên Desktop hoặc ngay gốc ổ C.
• Dữ liệu Zalo trên máy tính: mở cài đặt Zalo, tìm mục sao lưu tin nhắn.
• Font chữ tự cài thêm, thư mục cấu hình của AutoCAD, SketchUp, Corel nếu đã chỉnh riêng.
• Mã kích hoạt phần mềm bản quyền, danh sách máy in đang dùng.

Dấu hiệu đúng: anh chị lướt qua ổ C, gặp thư mục nào cũng trả lời được “đã chép” hoặc “không cần”.

Cái bẫy: bỏ qua thư mục do chính phần mềm chuyên ngành tạo ra ngay gốc ổ C, đặt tên theo tên phần mềm.

Bước 7. Kiểm bản sao lưu trước khi bấm cài

Thao tác: bấm chuột phải vào thư mục gốc và bản đã chép, chọn Properties, so số file và dung lượng. Rồi cắm ổ ngoài sang một máy khác, mở thử vài bản vẽ, vài file Excel, file .csv mật khẩu.

Dấu hiệu đúng: số file khớp, file mở được trên máy khác.

Cái bẫy: kiểm ngay trên chính máy sắp cài. Lúc đó file vẫn mở được vì bản gốc còn đó, không chứng minh được bản sao lưu dùng được.

Làm xong vẫn chưa được thì sao

Số file ở bản sao ít hơn bản gốc. Nếu lệch y như trước khi chép lại, lỗi thường nằm ở file OneDrive chỉ có trên mây, hoặc đường dẫn quá dài, hoặc file đang bị phần mềm khác mở. Tắt hết phần mềm, quay lại Bước 1 kiểm OneDrive, rồi chép lại phần còn thiếu.

Chép giữa chừng thì báo lỗi đọc file, hoặc máy đơ hẳn. Triệu chứng đổi từ “thiếu file” sang “không đọc được” nghĩa là vấn đề có thể nằm ở chính ổ cứng chứ không còn ở thao tác. Dừng chép, sang mục dưới.

Phần mềm kế toán báo lỗi khi sao lưu. Kiểm tra anh chị có đang mở phần mềm bằng tài khoản quản trị không, và ổ ngoài có còn đủ chỗ không. Ghi lại nguyên văn câu báo lỗi để hỏi nhà cung cấp phần mềm.

Không thấy nút xuất mật khẩu, hoặc file .csv trống. Kiểm tra đang đứng đúng hồ sơ trình duyệt chưa. Nếu mật khẩu đã đồng bộ lên tài khoản Google hoặc Microsoft thì đăng nhập tài khoản đó trên máy khác xem có đủ không, có đủ thì không cần file.

Việc không nên tự làm

• Xoá, gộp, chia lại phân vùng trong lúc cài Win. Chọn nhầm phân vùng là ổ D cũng bị xoá cùng ổ C. Đổi kiểu phân vùng của ổ (MBR sang GPT) cũng xoá sạch toàn bộ ổ.
• Chép tiếp khi ổ cứng có tiếng kêu lạ hoặc báo lỗi đọc. Ổ đang hỏng cơ, càng đọc liên tục càng hỏng thêm. Dừng lại và gọi hotline.
• Tháo ổ cứng laptop ra để chép. Nhiều máy có cáp dẹt mỏng, khoá cáp nhỏ, gãy là phải thay.
• Tắt BitLocker hoặc đổi cài đặt mã hoá khi chưa có khoá khôi phục. Mất khoá là không đọc được ổ.

Nhờ thợ làm thì mất gì

Tự làm thì anh chị tốn thời gian ngồi dò từng thư mục và tự chịu phần kiểm lại. Nhờ tiệm thì anh chị vẫn nên chuẩn bị sẵn danh sách ở trên, nói rõ những gì cần giữ, việc cài đặt sau đó tiệm làm tận nhà. Tiệm xử lý được mới thu tiền.

• Cài Win 7, 10, 11 kèm Office và driver: 200.000 – 250.000
• Cài Office 2016 hoặc 2021, phá pass: 100.000
• Cài Adobe, Autodesk, SketchUp, Corel, Camtasia, Etabs: 50.000 – 100.000
• Cài máy in, share máy in, share dữ liệu: 50.000

Giá trên là giá của hạng mục công việc, chưa gồm VAT 10 phần trăm.

Câu hỏi hay gặp

Cài lại Windows có mất dữ liệu ở ổ D không?

Không mất, nếu lúc cài chỉ chọn đúng phân vùng chứa Windows để định dạng. Ổ D mất khi người cài xoá hết phân vùng hoặc đổi kiểu phân vùng của cả ổ. Dù vậy, những thứ trên Desktop, Documents và dữ liệu phần mềm vẫn nằm ở ổ C, nên vẫn phải làm đủ các bước ở trên.

Sao lưu mật khẩu lưu trong trình duyệt bằng cách nào?

Cách gọn nhất là đăng nhập tài khoản Google hoặc Microsoft vào trình duyệt và bật đồng bộ mật khẩu. Muốn có thêm bản file thì dùng chức năng xuất mật khẩu như Bước 4, được file .csv. Nhập lại xong nhớ xoá file đó.

Thợ cài lại Win có sao lưu giúp không?

Đừng mặc định là có. Bảng giá của tiệm không có hạng mục sao lưu riêng, muốn hỏi việc này thì gọi hotline để được báo chính xác. Cách chắc nhất vẫn là anh chị tự làm theo danh sách trên và tự mở thử bản sao lưu trên máy khác trước khi giao máy.

Chữ ký số dạng USB token có mất khi cài lại Win không?

Chứng thư trong token không mất. Thứ cần cài lại là driver và phần mềm ký, nên ghi sẵn tên nhà cung cấp và mã PIN trước khi cài.

Cần cài lại Win mà chưa chắc đã sao lưu đủ, anh chị gọi 039 869 3388. Upgrade Computer nhận làm tận nhà ở Mỹ Tho, Đạo Thạnh, Thới Sơn, Trung An, Mỹ Phong và khu vực quanh Mỹ Tho.